Jika tujuan Anda hanya ingin mengatur, jelas semuanya bisa Anda lakukan dari balik meja di ruangan Anda yang tertutup hampir sepanjang hari. Sangat mudah membuat sistem pelaporan yang terstruktur. Anda tinggal tentukan laporan macam apa yang Anda perlu. Tetapkan siapa saja yang perlu melapor dan kapan. Done! Dan Anda akan mendapatkan jawaban-jawaban yang sifatnya tertutup, deskripsi yang hanya menjawab yang ditanyakan, potensi masalah yang dikecil-kecilkan, keberhasilan yang dibesar-besarkan, solusi yang dicerdas-cerdaskan. Tapi tentu saja semuanya rapi – bukankah jawaban rapi yang Anda cari?
Pemimpin yang ingin maju – saya harap ini Anda – akan menjawab ‘tidak’. Mereka tahu bahwa komunikasi formal yang terjadwal, beragenda, dan dengan jumlah partisipan yang sudah ditentukan, tidak akan memberi mereka informasi berguna. Karena itu, mereka lebih suka memanfaatkan komunikasi informal yang spontan dan tak beragenda untuk mendapatkan informasi yang riil dan jujur. Komunikasi informal memberi pemimpin kesempatan untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan anggota tim, apa yang menjadi masalah, dan apa solusi yang menurut mereka mungkin diterapkan. Interaksi informal ini akan menjadikan Anda benar-benar memahami permasalahan yang dihadapi tim. Lewat komunikasi informal-lah Anda membangun hubungan yang lebih baik dengan orang lain. Dari komunikasi informal pula Anda dapat menangkap sinyal tentang kepuasan (atau ketidakpuasan) terhadap pekerjaan, perusahaan, dan pemimpin – yaitu Anda.
Bagaimana Anda dapat menggunakan saluran komunikasi informal untuk lebih memahami sudut pandang orang lain serta menyampaikan dengan baik sudut pandang Anda sendiri? Pertimbangkan hal-hal berikut ini:
Gunakan waktu informal untuk membangun hubungan. Gunakan beberapa menit dari waktuAnda untuk menanyakan tentang keluarga, hobi, atau kesukaan rekan atau anggota tim Anda. Apakah ada anaknya yang sedang sakit? Tanyakan bagaimana kabarnya. Yang terpenting, kepedulian dan ketertarikan Anda pada mereka harus tulus. Jika dirasa perlu, kumpulkan fakta-fakta penting tentang orang tersebut, lalu konfirmasi kebenarannya ketika Anda menghampirinya atau berpapasan dengannya.
Berilah orang kesempatan untuk menunjukkan apa yang sedang ia kerjakan. Ketika Anda mampir ke meja kerja kolega atau pegawai Anda, dia mungkin ingin menunjukkan sesuatu yang sedang ia kerjakan. Sediakan waktu untuk memeriksa secara cepat hasil kerjanya dan berikan masukan Anda. Inilah kesempatan bagi manajer seperti Anda untuk mengatakan “Luar biasa!” atas pekerjaan pegawai Anda. Kegiatan ini hanya memakan waktu beberapa menit, namun dapat memberikan efek luar biasa pada motivasi pegawai.
Perlihatkan sisi kemanusiaan Anda. Orang suka melihat sisi kemanusiaan Anda, terutama jika Anda seorang bos. Jika Anda melakukan sesuatu yang menyenangkan dengan keluarga di akhir pekan lalu atau jika Anda memiliki hobi tertentu, jangan takut untuk memperlihatkannya. Percakapan seperti ini adalah investasi berharga. Meskipun terlihat tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan, percakapan ini dapat meningkatkan keefektifan seseorang sebagai manusia.
Perhatikan sinyal yang diberikan. Anda dapat belajar banyak dari obrolan singkat. Namun, jika Anda menghampiri seseorang dan pintunya tertutup, atau ia tidak mau melakukan kontak mata, tidak berhenti melakukan pekerjaannya, atau tampak begitu sibuk, hargai sinyal tersebut dan segera tinggalkan dia. Bukan berarti dia tidak mau bicara dengan Anda; dia mungkin sedang sibuk. Terimalah sinyal yang disampaikannya, dan hampirilah dia di lain waktu.
Interaksi yang tidak terjadwal dan tidak terstruktur sangat bermanfaat dalam membantu Anda memahami apa yang sedang terjadi - bukan apa yang Anda kira sedang terjadi - di organisasi. Terkejutlah ketika mendapati bahwa meluangkan waktu 5 menit dengan Theo untuk mengulas esai politik di majalah kesukaannya membuatnya makin menghargai Anda dan intelektualitas Anda. Dan pada gilirannya, dia juga akan semakin menghargai penugasan dari Anda. (DP/Disarikan dari buku Kebenaran Tentang Menyampaikan Maksud Anda karangan Lonnie Pacelli)
